Onmisbare tools voor VA's

Onmisbare tools voor VA’s

Als Virtual Assistant is het soms lastig kiezen uit alle tools die er bestaan. Er zijn er zoveel dat je door de bomen het bos niet meer ziet. Welke heb je allemaal nodig? Wat zijn de beste of gebruiksvriendelijke? In deze blog staat een overzicht van alle tools die vrijwel iedere VA wel dagelijks gebruikt.

#1 Tools voor Tijdregistratie

Niet altijd leuk, maar wel noodzakelijk. Je uren bijhouden.
Noodzakelijk om te weten hoeveel tijd je aan welke klant besteedt en alle overige uren die je maakt ivm je startersaftrek als je aan het minimale aantal uren voor de Belastingdienst komt. Daarnaast krijg je hiermee inzage in datgene wat enorm veel tijd kost en waar je op kunt bijsturen.

Tools die hiervoor megahandig zijn:
Toggle
Moneybird

#2 Tools voor Project- en taakmanagement

I love Trello. Dit is de tool die ik het meeste gebruik. Het zorgt voor structuur en orde in alle taken en to-do’s. Ideaal voor ondernemers die veel ondersteunende taken hebben en daar graag overzicht in willen houden. Trello is gratis (altijd fijn) en extreem simpel in gebruik.

Eigelijk is het een soort groot prikbord met alle post its erop geplakt, maar dan georganiseerd en duurzamer. Het is ook mogelijk om bestanden en checklist toe te voegen.

Maar wat zo fijn is, je kunt ermee samenwerken met je klant. Maak per klant een bord aan, voeg leden toe en vul het bord met de werkzaamheden die gedaan moeten worden.

Andere tool die je kunt gebruiken:
Asana

#3 Tools voor Boekhouden

Sinds ik Moneybird gebruik is boekhouden weer een feestje. Natuurlijk moet je wel iedere week je boekhouding bijhouden (mijn tip: plan 1 uurtje per week vast in je agenda om aan je boekhouding te werken. Het programma is heel gebruiksvriendelijk en overzichtelijk. Het kan gekoppeld worden aan verschillende banken waardoor de transacties er allemaal automatisch in komen te staan. Inkomende Facturen kun je naar een e-mailadres sturen waardoor deze ook in het systeem komen te staan. Uitgaande facturen kun je opmaken in je eigen huisstijl, je kunt termijnbetalingen instellen. En er worden automatische herinneringen gestuurd naar klanten die je factuur per ongeluk een keer vergeten zijn te betalen. Als ze vaker niet betalen moet je misschien afscheid nemen van die klant, maar daar gaat dit blog niet over.
Via dit linkje kun je deze tool 120 dagen gratis uitproberen.

Andere tools:
E-boekhouden
Paperdork

#4 Betrouwbare website-hosting

Je website bijhouden, je houd ervan of je vind het verschrikkelijk. Als technisch VA vind je het geweldig. Maar ook als je geen technisch VA bent heb je waarschijnlijk wel een website (of komt die binnenkort nog). Naturlijk wil je dat je website goed bereikbaar is.

Zelf heb ik mijn website hosting bij Vimexx, goed, goedkoop, betrouwbaar, snelle Nederlandse klantenservice.

Een andere betrouwbare hostingpartij:
Argeweb

#5 Social media planners

Actief zijn op social media is belangrijk voor je online zichtbaarheid. Maar natuurlijk kun je niet altijd online zijn. Gelukkig zijn er social media planners. Dit zijn tools waarin je vooraf je content klaarzet (tekst en foto) en aangeeft wanneer dit op je account geplaatst moet worden.
De tool Later vind ik enorm fijn werken. Ik ben actief op Instagram en LinkedIn en kan met deze tool op beide platformen mijn content inplannen. Dit kan met de gratis versie.

Voordelen van Later:
• Content inplannen vanaf je desktop
• Je kunt media (foto’s, video’s etc.) uploaden via een simpel ‘drag & drop’ systeem
• Simpel uploaden en terugvinden van content voor je planning
• Hashtag lijsten en teksten opslaan en categoriseren (niet gratis)
• Je kunt je grid (afbeeldingen overzicht) eenvoudig inplannen met een preview
• Het is een Instagram Certified Partner
• Je kunt automatisch posten
• Je kunt Later ook gebruiken voor Facebook, Pinterest en Twitter planning

Andere tools om je social media in te plannen:
Planology
Buffer

#6 Afbeeldingen bewerken en ontwerpen

Canva is een beetje mijn guilty pleasure. Het is een online graphic design platform dat je in staat stelt op een enorm makkelijke manier social media content, presentaties, posters en tig andere visuele projecten te creëren.

Het heeft miljoenen afbeeldingen, lettertypes, templates en illustraties beschikbaar die jij gemakkelijk kan gebruiken om jouw ideale content te maken.

Vraag je je wel eens af hoe iedereen nu aan die mooie content komt, alles mooi in één stijl, met een achtergrondje, en mooie lettertypes? Zij gebruiken hoogstwaarschijnlijk Canva. Canva maakt het je namelijk super gemakkelijk om snel mooie content te maken met een professionele uitstraling.

Ook ik gebruik het platform bijna dagelijks om mijn instagram posts en stories te maken.

Canva is ontzettend gebruiksvriendelijk en heeft duizenden templates beschikbaar die je kunt gebruiken als start voor je eigen ontwerp.

#7 Videocalls

Sinds Corona is het een werkwoord geworden “Zoomen”.
Zoom werd zelfs gebruikt in een grappige commercial: https://www.youtube.com/watch?v=vDjzMGjPeZU

Zoom is een handige tool om videocalls mee te doen (zorg er voor dat je netjes aangekleed bent en je haar goed zit). Met het gratis account kun je tot 100 personen maximaal 40 minuten videobellen. Maar 1-op-1 kan dat tot 30 uur (mag hopen dat je nooit zulke lange meetings hebt).
Check voordat je begint of je beiden goed beeld en geluid hebt en je kunt aan de slag.

Een andere tool die je kunt gebruiken voor videobellen:
Skype

#8 Tools voor Online afspraken maken

Ken je dat? Dat je een afspraak wilt plannen met je klant en jullie al 3x op en neer aan het mailen zijn om een datum en tijd te plannen. Bloedirritant en zonde van je tijd.
Of heb je op je website staan dat een potentiële klant eerst het contactformulier moet invullen? En dat jij dan vervolgens weer contact gaat opnemen. Dat kan ook handiger.

Ikzelf gebruik hiervoor Calendly, je kunt zelf aangeven op welke momenten je beschikbaar bent, dit koppelen aan je eigen agenda zodat er geen afspraak ingepland wordt als je al iets anders in je agenda hebt staan.

En wat helemaal tof is, je kunt het koppelen aan Zoom voor een videocall. Zowel de persoon die de afspraak maakt als jijzelf ontvangt een mailtje van de gemaakte afspraak.

Deze tool kun je ook gebruiken om online afspraken te maken:
Youcanbookme

#9 E-mailmarketing software

Je kent ze wel, nieuwsbrieven, bevestigingen van webinars, e-mails die je ontvangt als je e-book download. Dit wordt allemaal gedaan met e-mailmarketing.

Misschien wil jij klanten zelf wel een nieuwsbrief gaan sturen (noem het dan alleen alsjeblieft geen nieuwsbrief, want dat is echt een hele suffe naam). Of heb je juist klanten waarvoor je nieuwsbrieven moet versturen? Of moet je het hele proces van een webinar of weggever gaan inrichten. Dan zul je gebruik moeten maken van e-mailmarketing software.

Mijn favoriet is Mailblue (dat is hetzelfde als Active Campaign, maar dan in het Nederlands). Het is ontzettend gebruiksvriendelijk. Heeft een enorm grote kennisbank waar je gemakkelijk het antwoord op je vraag kunt vinden. En er zijn uitgebreide videotrainingen die je stap voor stap kunnen leren hoe je een e-mailfunnel moet maken.

Andere e-mailmarketing tools:
Mailchimp
LaPosta
Mailerlite

Scroll naar top